SZANOWNI PAŃSTWO

NINIEJSZA ZAKŁADKA DOTYCZY PODSTAWOWYCH INFORMACJI O SPOSOBIE SPORZĄDZANIA SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO I MERYTORYCZNEGO
Z WYKONANIA ZADANIA PUBLICZNEGO ZLECONEGO PRZEZ URZĄD KOMITETU INTEGRACJI EUROPEJSKIEJ.

NALEŻY PAMIĘTAĆ, IŻ WSZYSTKIE SPRAWOZDANIA Z WYKORZYSTANIA DOTACJI SĄ PODDAWANE KONTROLI I KAŻDE MOŻE BYĆ PODDANE KONTROLI BEZPOŚREDNIEJ W SIEDZIBIE DOTACJOBIORCY.

NIEPRAWIDŁOWOŚCI SKUTKUJĄ ZWROTEM CZĘŚCI LUB CAŁOŚCI UDZIELONEJ DOTACJI.

PONIŻEJ PRZEDSTAWIONA ZOSTAŁA LISTA SPRAWDZAJĄCA, KTÓRA POWINNA ZOSTAĆ WYKORZYSTANA PRZEZ OSOBY NADZORUJĄCE I SPORZĄDZAJĄCE SPRAWOZDANIE KOŃCOWE Z REALIZACJI ZLECONEGO PRZEZ UKIE ZADANIA

PRZED NADESŁANIEM DO URZĘDU SPRAWOZDANIA NALEŻY
W SZCZEGÓLNOŚCI SPRAWDZIĆ:

Rozliczenie merytoryczne:	Dokumentacja prawidłowa	Dokumentacja nieprawidłowa - do wyjaśnienia
1) czy załączono rozliczenie merytoryczne,
2) czy przygotowano pełne rozliczenie merytoryczne (wypełniono wszystkie rubryki zgodnie z obowiązującym wzorem),
3) czy nie zmieniono rzeczowego zakresu realizacji zadania,
4) czy załączono egzemplarz wykonanego dzieła (publikacji, materiałów informacyjnych, szkoleniowych, konferencyjnych, kasety VHS, CD, DVD, itp.),
5) czy prawidłowo udokumentowano obowiązek informowania odbiorców projektu o zrealizowaniu zadania przy współudziale UKIE.
Rozliczenie finansowe	Dokumentacja prawidłowa	Dokumentacja nieprawidłowa - do wyjaśnienia
1) czy załączono rozliczenie finansowe,
2) czy przygotowano pełne rozliczenie finansowe (wypełniono wszystkie rubryki zgodnie z obowiązującym wzorem),
3) czy poprawnie wypełniono część sprawozdania dotyczącego wykonania wydatków,
4) czy prawidłowo rozliczono uzyskane odsetki bankowe,
5) czy załączono oświadczenie o kwocie ewentualnie uzyskanych odsetek,
6) czy załączono kopię dokumentów wymaganych w umowie oraz Pouczeniu do Sprawozdania z wykonania zadania publicznego,
7) czy niezgodnie z warunkami umowy przekroczono wydatki planowane na wynagrodzenia,
8) czy dokonano niedozwolonych przesunięć (tj. ponad 5% wartości uzyskanych środków) pomiędzy pozycjami kosztorysu,
9) czy podpisano sprawozdanie końcowe przez Głównego Księgowego lub osobę pełniącą taki zakres obowiązków,
10) czy rozliczono wydatki na podstawie wadliwych dowodów księgowych (w szczególności z pominięciem art. 21 ustawy o rachunkowości),
11) czy rozliczono wydatki niezgodne z przeznaczeniem i niezgodne z warunkami umowy,
12) czy został wyodrębniony rachunek bankowy przeznaczony wyłącznie na środki dotacji,
13) czy załączono do sprawozdania kopię miesięcznych wyciągów z w/w rachunku bankowego,
14) czy sporządzono dokumentację zgodnie z wymogami Pouczenia do Sprawozdania z wykonania zadania publicznego.
Przestrzeganie terminów	Dokumentacja prawidłowa	Dokumentacja nieprawidłowa - do wyjaśnienia
1) czy zmieniono lub przekroczono termin realizacji zadania,
2) czy poniesione zostały koszty i wydatki przed dniem podpisania umowy,
3) czy poniesione zostały koszty i wydatki po terminie określonym w zawartej umowie,
4) czy zwrot niewykorzystanej części dotacji został dokonany po terminie wynikającym z umowy,
5) czy zwrócono odsetki od nieterminowego zwrotu części lub całości dotacji,
6) czy dostarczono sprawozdanie z wykonania zadania po terminie wynikającym z umowy,
7) czy uzupełnienie rozliczenia dotacji dostarczono po terminie określonym w otrzymanym piśmie.
Zamówienia publiczne	Dokumentacja prawidłowa	Dokumentacja nieprawidłowa - do wyjaśnienia
1) czy dokonano zakupu towarów, usług robót budowlanych z pominięciem ustawy prawo zamówień publicznych,
2) czy podzielono zamówienie publiczne na części w celu ominięcia stosowania ustawy,
3) czy przestrzegano zasad i terminów przewidzianych w ustawie,
4) czy przestrzegano pisemnej formy prowadzenia postępowania,
5) czy dostarczono kompletną, prawidłową i rzetelną dokumentację z przeprowadzonego postępowania, w szczególności:
§ SIWZ,
§ Zapytania ofertowego skierowanego do potencjalnych oferentów,
§ Ofert,
§ Dokumentacji podstawowych czynności,
§ Pisemnej umowy zawartej z wykonawcą.
Inne nieprawidłowości:	Dokumentacja prawidłowa	Dokumentacja nieprawidłowa - do wyjaśnienia
1) czy poinformowano UKIE o zmianach mających miejsce wobec Dotacjobiorcy m.in.: adresu, osób upoważnionych do reprezentacji, likwidacji, roszczeniach względem kwoty dotacji itp.
2) czy dostarczono sprawozdania z wykonania zadania pod wskazany w umowie adres.

Urząd Komitetu Integracji Europejskiej,
Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli,
Al. J.Ch. Szucha 23, 00- 580 Warszawa
z dopiskiem: “Rozliczenie umowy o dotację nr...............”

PONIŻEJ PRZEDSTAWIONE ZOSTAŁY WYTYCZNE MINIMALIZUJĄCE RYZYKO NIEPRAWIDŁOWEGO ROZLICZENIA OTRZYMANYCH PRZEZ DOTACJOBIORCĘ ŚRODKÓW.

PONIŻEJ PRZEDSTAWIONE ZOSTAŁY WYBRANE WYCIĄGI Z POWSZECHNIE OBOWIĄZUJĄCYCH PRZEPISÓW PRAWA:

W ZAKŁADCE ZAMIESZCZONE ZOSTAŁY WZORY SPRAWOZDAŃ KOŃCOWYCH
Z WYKONANIA ZADAŃ PUBLICZNYCH:

Aby uzyskać dostęp do wzorów sprawozdań należy zapoznać się z wytycznymi dotyczącymi sposobu dokonywania rozliczenia.

Czy potwierdza Pan/Pani zapoznanie się z postanowieniami zawartej umowy, listą sprawdzającą
oraz wytycznymi dotyczącymi sposobu dokonania rozliczenia?

Tak     Nie